畢業(yè)入職，我該做些什么？（中）

文/ 孫慶欣 新精英生涯規(guī)劃師

上一篇《畢業(yè)入職，我該做些什么？（上）》（下文簡(jiǎn)稱《入職（上）》）中，我們講到了如何發(fā)送入職郵件、和帶領(lǐng)人搞好關(guān)系、盡快認(rèn)識(shí)更多的人，主要原則和目標(biāo)是自我展示和自我品牌建立。今天將繼續(xù)我們的話題，給出一些稍微深入點(diǎn)的小建議。

希望通過(guò)這些實(shí)際落地的操作建議幫助到有需要的朋友，我們?nèi)匀话凑請(qǐng)?zhí)行時(shí)間順序展開，最后給出這些建議背后隱藏的思維方式：

1.畫組織架構(gòu)圖

執(zhí)行了《入職（上）》的建議后，大家會(huì)發(fā)現(xiàn)寫封郵件和認(rèn)識(shí)帶領(lǐng)人都比較容易，但是認(rèn)識(shí)更多的人這里，操作起來(lái)卻常常像重拳打在棉花上，有力氣不知道怎么使。公司人那么多，該先和誰(shuí)建立關(guān)系呢？在《入職（上）》中，我們提到了兩種思路應(yīng)對(duì)這個(gè)，一是和帶領(lǐng)人溝通，從他那里得建議；二是快速進(jìn)入會(huì)議認(rèn)識(shí)任務(wù)相關(guān)的人。今天筆者在這里介紹一個(gè)格局更大的方法，可以一次性解決問(wèn)題，那就是畫組織架構(gòu)圖。

組織架構(gòu)圖可以幫助我們快速的了解所在部門和相關(guān)部門的人事關(guān)系層級(jí)，幫助我們高效鎖定關(guān)鍵人物，知曉什么事情該找什么人。利用剛剛?cè)肼氼^些天沒(méi)什么任務(wù)的機(jī)會(huì)，搞定這個(gè)，相信會(huì)對(duì)你稍后的發(fā)展有很大幫助。

信息獲取方法：一般大的公司內(nèi)部都有“人力地圖”等成型的人力系統(tǒng)，在上面你可以看到人員的層級(jí)架構(gòu)，這也是大平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)。還有一個(gè)渠道就是可以從公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)和內(nèi)部聊天系統(tǒng)入手，這些工具多已經(jīng)按照部門層級(jí)預(yù)設(shè)了通信錄。如果還是獲取不到相關(guān)信息，說(shuō)明要么你所去的公司人力服務(wù)太爛，要么保密要求很高，要么就是一個(gè)幾十個(gè)人的小公司，這個(gè)時(shí)候想弄清組織架構(gòu)圖就需要你自己主動(dòng)找人了解了。筆者個(gè)人認(rèn)為弄清公司的組織架構(gòu)和層級(jí)關(guān)系是非常重要的。

2.任務(wù)郵件回復(fù)要注意質(zhì)量

入職后，通過(guò)一段時(shí)間的適應(yīng)，你已經(jīng)開始進(jìn)入項(xiàng)目或者參與任務(wù)了，本文最后我們?cè)倩貋?lái)談一談郵件吧，這是職場(chǎng)中每日都需要使用的一種溝通工具。也許你會(huì)說(shuō)，這有什么難的，我在學(xué)校和朋友們也是經(jīng)常發(fā)郵件啊，不就是說(shuō)事嗎？呵呵，沒(méi)錯(cuò)，是說(shuō)事，但是職場(chǎng)中郵件可沒(méi)有這么簡(jiǎn)單，它不只是一個(gè)傳話的工具，里面還可以傳遞很多的信息，特別是給不認(rèn)識(shí)的人發(fā)郵件，見(jiàn)郵件如見(jiàn)人，你的軟實(shí)力在這里展示無(wú)疑，下面先給出幾個(gè)簡(jiǎn)要的郵件技巧，供大家參考品味：

a)字體和簽名上文已經(jīng)提及，這里就不再重復(fù)了，不過(guò)這個(gè)很基本也很重要，是給人的第一印象，一定要注意；

b)郵件開頭要有稱謂+您好，和寫信一樣，給人的感覺(jué)會(huì)不太一樣，傳遞的信息是嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的態(tài)度，收件人看到這樣的郵件潛意識(shí)里會(huì)比較舒適，會(huì)不自覺(jué)的感覺(jué)跟你合作比較放心。記得“您好”要換行并空兩個(gè)格哈，像寫信一樣；

c)收到任務(wù)下發(fā)的郵件，看后要盡快發(fā)送回復(fù)收到的反饋郵件，讓布置任務(wù)的人知道你已經(jīng)看到郵件，并開始執(zhí)行了。這里隱含傳遞的信息是可信賴。換位想想，如果你是任務(wù)下發(fā)人，一封郵件下去兩三天都沒(méi)個(gè)動(dòng)靜，那是一種什么感覺(jué)呢？不踏實(shí)吧，心里打鼓，這位是看到了還是沒(méi)有看到??？別影響了項(xiàng)目進(jìn)度；

d)重要的郵件（特別是給大領(lǐng)導(dǎo)的郵件），發(fā)出前一定要從頭到尾，讀個(gè)兩三遍，不要寫完了就發(fā)出，捋順一下句子，檢查一下錯(cuò)別字。如果你閱讀一封郵件，有2處以上的錯(cuò)別字，甚至是不通順讀不懂地方，那你獲得的信息是什么呢？不重視、不可信。誰(shuí)看到了這樣的郵件都會(huì)有一種吃了蒼蠅的感覺(jué)，往大了說(shuō)，這點(diǎn)“小事”足夠毀掉你的職業(yè)生涯了，因?yàn)闆](méi)有人敢信任一個(gè)郵件都寫不好（話都說(shuō)不明白）的人；

e)需要回復(fù)附件的郵件，一定要給附件做好命名，讓收件人一看就知道附件內(nèi)容是什么，同時(shí)建議在后面加上你的名字，格式如：“***項(xiàng)目問(wèn)題反饋總結(jié)-張小強(qiáng)”。這個(gè)習(xí)慣很重要，如果你是領(lǐng)導(dǎo)，看見(jiàn)一個(gè)一串?dāng)?shù)字或者字母的附件，鬼才知道這是什么？就算是當(dāng)時(shí)知道，時(shí)間一長(zhǎng)也都不記得了，事后想起來(lái)連搜索都找不到，這不是給領(lǐng)導(dǎo)增加麻煩嗎？加名字是為了幫助收件人直截了當(dāng)?shù)闹獣晕募?lái)源，在多人需要回復(fù)同一附件的場(chǎng)景下，也是區(qū)分郵件來(lái)源的途徑（因?yàn)楦郊闹髅芸赡艽蠹叶家粯樱?。加名字還有一個(gè)好處，就是附件有名字，收件人保存的時(shí)候不會(huì)出現(xiàn)文件互相覆蓋的提醒，會(huì)給收件人帶來(lái)很大的方便。方便了，感受就好了，感受好了，就會(huì)留下很好的印象，傳遞的信息是精明、能干（有些附件還要加時(shí)間，同理，格式建議為******-20140721）；

f)多附件的郵件場(chǎng)景，最好用壓縮軟件打個(gè)包，這樣郵件看起來(lái)會(huì)比較簡(jiǎn)潔，傳遞的信息是有條理。試想如果是你，一封郵件七八個(gè)散著的附件，你什么感受？是不是有些要抓狂呢？壓縮前記得每個(gè)文件都要署名哈，多附件一樣的命名格式看起來(lái)會(huì)非常舒服的，還是那話，舒服了，印象就好了（壓縮包也要署名，原則一樣，別忽略了）；

g)必須使用通用軟件可以打開的文件做附件。筆者就曾經(jīng)收到過(guò)一個(gè)郵件反饋，所帶的附件是一個(gè)開源的壓縮軟件所制作的包，常見(jiàn)的解壓軟件根本就打不開。在職場(chǎng)上效率是第一位的，沒(méi)有人會(huì)認(rèn)為你在支持開源拒絕盜版，反而會(huì)認(rèn)為你隔路另類，信任感會(huì)驟減，其實(shí)不止是附件了，在職場(chǎng)中你用的所有軟件都建議和團(tuán)隊(duì)保持一致，如大家都用offic2003，最好你不要用office2010，會(huì)帶來(lái)很多不必要的麻煩，影響工作效率，也帶來(lái)大家對(duì)你不要的看法，因?yàn)椴皇窃倥c人方便，是在給人造成麻煩；

h)任務(wù)回復(fù)郵件語(yǔ)言要盡量量化。量化的意思說(shuō)白了就是讓人能夠看得懂，舉個(gè)例子吧，當(dāng)老大郵件問(wèn)你：***項(xiàng)目現(xiàn)在什么進(jìn)展了？你郵件回復(fù)是這樣的：挺好的，進(jìn)展順利，很快就可以提供演示了。咋一看好像挺好，但是老大的反映一定是：丫的，什么都沒(méi)說(shuō)啊，我知道什么叫進(jìn)展順利、什么叫很快。對(duì)這樣的郵件，我建議的回復(fù)方式就是盡量量化，比如：***項(xiàng)目一直按照計(jì)劃進(jìn)行，現(xiàn)在研發(fā)編碼工作已經(jīng)完成80%了，再過(guò)3天可以完成版本開發(fā)，開始進(jìn)入測(cè)試階段，如無(wú)重大Bug，5天后可以提供一個(gè)基本功能的演示Demo。如果你是老大，看了這樣的郵件是不是更加有掌控感？那這個(gè)匯報(bào)的人是不是也會(huì)被認(rèn)為得力了很多呢？

上文我們又給出了幾個(gè)進(jìn)入職場(chǎng)可以參考的實(shí)用小建議，都是一些很容易操作的點(diǎn)，其背后隱藏了兩個(gè)重要的原則：①了解全局再切入具體；②換位思考。這些原則是初入職場(chǎng)的我們需要特別關(guān)心和有意識(shí)培養(yǎng)的能力，與人方便就是與己方便，讓同你合作的人舒服了，你成長(zhǎng)的機(jī)會(huì)就多了。其實(shí)在工作崗位上還有很多需要注意的地方，按照上面的原則來(lái)統(tǒng)一處理，效果肯定會(huì)大有不同。

最后祝大家通過(guò)積極主動(dòng)的準(zhǔn)備和努力，平滑順利的過(guò)渡，成為一個(gè)成熟的職場(chǎng)人，在心儀的崗位上大展宏圖。

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生涯規(guī)劃師是由國(guó)家人力資源和社會(huì)保障部中國(guó)就業(yè)培訓(xùn)技術(shù)指導(dǎo)中心在職業(yè)生涯規(guī)劃領(lǐng)域推 出的首個(gè)國(guó)家級(jí)認(rèn)證，旨在幫助職業(yè)生涯規(guī)劃從業(yè)者更好的吸收生涯發(fā)展理論，掌握生涯工具，幫助學(xué)員和來(lái)訪者解決生涯困惑。為更好貫徹生涯規(guī)劃師培訓(xùn)，滿足 各地各行業(yè)生涯規(guī)劃的需要，新精英在全國(guó)開展生涯規(guī)劃師認(rèn)證培訓(xùn)。

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