幫助你大大提升工作效率的6個小習(xí)慣
初入職場，往往要經(jīng)歷一段工作的“混亂期”。許多人會有這樣的困惑：工作量大，還有那么多瑣碎的行政事務(wù)怎么做得完？
初入職場，往往要經(jīng)歷一段工作的“混亂期”。許多人會有這樣的困惑：工作量大，還有那么多瑣碎的行政事務(wù)怎么做得完？每當(dāng)接到一個工作任務(wù)，不知從何下手？不知如何做職場中的時間管理？其實，養(yǎng)成了以下好習(xí)慣就能大大提高工作效率。
1.一份流程指引減少行政事務(wù)“糾纏”
作為新人，初期不可避免需要承接許多事務(wù)性工作。這些工作瑣碎，每天耗時長，較難沉淀工作價值。起初，我每天疲于應(yīng)對這些事務(wù)性工作，占據(jù)了大量時間精力，工作成就感極低。后來發(fā)現(xiàn)了一個小技巧，這些事務(wù)性工作大多是重復(fù)性的有規(guī)律的。雖然在公司層面也有流程指引，但細(xì)分到部門還是有所區(qū)別，那么我為何不將工作流程指引梳理出來呢？這個決定很明智，我花了一個小時將手上的行政事務(wù)性工作進(jìn)行分類，將工作流程指引梳理出來。這樣的好處是以后遇到同樣的事情，或者其他人咨詢這類事情，只要看我的流程指引就能一目了然，大大節(jié)省了時間。
2.一份通訊錄讓你找對人，事半功倍
企業(yè)越大、溝通成本越高，這是大企業(yè)的通?。河袝r接到一項工作任務(wù)，要打2-3個電話，幾經(jīng)周折才能問到對的人。
隨著工作模塊增多，工作涉及的部門增多，對外供應(yīng)商接洽，對內(nèi)各類事項需要大量溝通。通過對工作的階段性分析發(fā)現(xiàn)，溝通耗費了大量時間，影響工作效率。所以，我用思維導(dǎo)圖制作了一張常用的通訊錄，以部門、具體負(fù)責(zé)的工作事項為一級主題，以聯(lián)系方式為子主題。貼在辦公桌面，定期更新。這份通訊錄與公司總通訊錄的區(qū)別在于，它聚焦個人的工作內(nèi)容，簡潔明了。事實證明這張思維導(dǎo)圖很有效。每當(dāng)同事或上司詢問我xx事情要找誰的時候，我都能快速準(zhǔn)確地告知他們。后來，這張通訊錄在組內(nèi)共享使用。
3.開展工作的邏輯比馬上行動更重要
在職場中，總有一類人：不經(jīng)過思考，別人讓他做什么就做什么，別人一說要做什么工作，想都不想馬上去做，尤其是工作一忙碌起來更是沒了分寸。 這樣的后果是要不工作方向錯了做無用功，要不就是對全盤沒有全面的考慮進(jìn)展不下去，更有甚者，經(jīng)常做一下問一下上司，做一下又問一下上司。
一開始我也做得不好，后來漸漸形成了自己開展工作的一套邏輯：每當(dāng)接到一項工作，我一定會先了解項目的背景或拿到方案先看一遍方案（如果事情太小則不需要）。
然后，弄清楚why：為什么要做這項工作。要與上司確認(rèn)預(yù)期要達(dá)到的目標(biāo)，這一點說起來容易做起來并不容易。它直接決定你的工作方向?qū)Σ粚Α?br />
what：基于這個目標(biāo)，我會看看需要做哪些工作，哪些是優(yōu)先做的，哪些沒有那么緊急的，哪些是直接對目標(biāo)的實現(xiàn)起到關(guān)鍵作用的。
who：每一項工作我需要找到誰來做，尋找對的責(zé)任人很重要。這時，我會結(jié)合自己的通訊錄，請教其他同事，快速找到對的人。
when：每一項工作時間節(jié)點是什么，這個時間節(jié)點要明確告知你要溝通的這個who，而不是你一個人知道就算了。
where：不僅僅是指地點，還可以問問自己做這項工作在什么地方執(zhí)行更合適？
how：我要怎樣開展這些工作才能達(dá)成目標(biāo)？我要怎樣做才能讓其他責(zé)任人優(yōu)先處理我的工作？如果上司或上司的上司來開展這項工作，他們會怎么做？
5W1H看似簡單，卻有許多人在實際的工作場景中做不到，或者用不好。而就是這一個簡單的邏輯結(jié)構(gòu)，讓我的工作更有成效。
4.不要低估了工作計劃和總結(jié)的作用
有人一聽工作計劃和總結(jié)就覺得厭煩，覺得寫了對工作沒有起到作用。其實，它有沒有用，關(guān)鍵是在于你怎么去用它。如果你是被迫寫，只是為了交差完成工作任務(wù)，你會覺得它很占用的時間。
并沒有人讓我一定要寫計劃和總結(jié)，然而這個小小的習(xí)慣讓我的全局思維越來越強(qiáng)，讓我的工作更有成就感。例如，每當(dāng)接到一個項目，寫完方案之后，我做的第一件事情就是把整個項目后續(xù)的推進(jìn)計劃做出來，好處是當(dāng)上司當(dāng)別人詢問我接下來的安排時，我已經(jīng)提前了很多個八拍。有了這份計劃，不管到了項目的哪個階段，我都能清楚自己要做什么。
又如，如果是進(jìn)行到項目某個環(huán)節(jié)，我會做一張簡潔的思維導(dǎo)圖，把這個環(huán)節(jié)所有籌備工作事項列出來，每完成一項就打勾刪除，沒有完成的繼續(xù)推進(jìn)。另外，我每周一早上會根據(jù)項目整體計劃，花半小時時間制定本周工作計劃。每周五下班之前花15分鐘做本周總結(jié)。一個月下來，這張導(dǎo)圖就會形成一份月度周計劃和周總結(jié)。接下來，我會做一個動作，將它郵件發(fā)給我的上司，讓她了解我的工作狀態(tài)，創(chuàng)造她指導(dǎo)我的機(jī)會，增進(jìn)與她的溝通。
不要認(rèn)為上司不找你，你就不找她。主動溝通工作，會讓你獲益匪淺。而要做到有效地與上司溝通，前提是你對自己的工作十分清楚，計劃和總結(jié)顯得尤為重要。
5.懂得抬頭“探路”而不只是低頭做事
通常說職場中的時間管理，大家自然而然會想到四象限法和番茄工作法。然而有許多小習(xí)慣也能幫助我們進(jìn)行時間管理。
例如多留意身邊的老同事是如何開展工作的，如何溝通，如何處理各類棘手問題的。多向他們請教交流，你會打開思路，找到更快速更有效的方法。有人也許會問，平時工作中不好意思打斷別人，不知怎么請教別人才合適，怎么辦？其實，有許多機(jī)會可以把握。例如中午吃飯時間，多和同事一起吃飯，放松閑聊的時間會讓你有意想不到的收獲。平時在辦公室還可以多了解別人負(fù)責(zé)什么工作，多從他們的工作中吸取經(jīng)驗。大膽請教別人，會讓對方有成就感，同時可以讓我們少走彎路，提高效率。
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6.你不可忽視的電腦桌面
作為職場人士，可以說電腦就是你最重要的辦公硬件。有人一打開電腦桌面令人渾身“雞皮疙瘩”，密密麻麻的文件，令人眼花繚亂（如果你不幸躺槍還請原諒）。
以前，我的桌面雖然不至于密密麻麻的文件，但也經(jīng)常遇到要什么文件都找不到的情況?，F(xiàn)在，我安裝了一個好用的軟件工具叫“搜狗壁紙”，它不僅可以定期更換電腦壁紙，換一種心情，而且可以快速幫你“收拾”桌面。
現(xiàn)在我的電腦桌面一目了然，左手邊有三個文件筐：一個是常用的辦公軟件，主要是office，思維導(dǎo)圖，我的電腦等快捷鍵。第二個是本周正在處理的文件，每處理完一個就移動至E盤中相應(yīng)的文件夾。第三個是通訊錄文件夾，重點工作的文件資料夾，也就是每天工作中使用頻率最高的文件。桌面右手邊會有一個電子日歷，可以添加會議日程，待辦事項，起到備忘和提醒的作用。每天看到這樣的電腦桌面，心情好，工作效率也更高。
工作中的好習(xí)慣，并非有誰天生就有。而是做一個有心人，時常反思和優(yōu)化自己的工作，在不斷探索中養(yǎng)成好習(xí)慣。那么，提高工作效率就是水到渠成的事！以上6個小習(xí)慣都是我對實踐經(jīng)驗的總結(jié)，你也不妨挑幾個試試，也許會有意想不到的收獲哦！
